For mindre virksomheder uden egen jurist: hver behandling af personoplysninger beskrives med formål, kategorier, modtagere, slettefrister og sikkerhed, databehandlere og aftaler samles ét sted, og årshjulet minder jer om de kontroller, der skal gøres.
Det har jeg brug forTjenesten er under forberedelse · Der modtages ingen betaling på denne side
Revisionsfirma med 12 medarbejdere. Fortegnelsen får syv behandlinger: kunder, løn, rekruttering, nyhedsbrev, videoovervågning, leverandører og hjemmeside. Fem databehandlere er tilknyttet med aftaler. I marts minder årshjulet om gennemgang af adgangsrettigheder, og kontrollen gemmes med dato og ansvarlig.
Vælg pakkeVirksomheder, der behandler personoplysninger, skal efter databeskyttelsesforordningen kunne dokumentere, hvordan de gør det. En central del er fortegnelsen over behandlingsaktiviteter efter artikel 30: hvilke oplysninger der behandles, til hvilket formål, hvem der modtager dem, og hvor længe de opbevares.
Datatilsynet stiller en skabelon til rådighed, og mange mindre virksomheder udfylder den i et regneark. Det fungerer første gang, men regnearket bliver hurtigt forældet: nye systemer, nye leverandører og nye medarbejdere kommer til, og ingen husker at opdatere det.
Programmet gør fortegnelsen til et levende dokument. I beskriver hver behandling trin for trin: formål, kategorier af registrerede og oplysninger, modtagere, overførsler til lande uden for EU, slettefrister og de sikkerhedsforanstaltninger, I har.
For typiske behandlinger i en mindre virksomhed — løn og personale, kunder, rekruttering, nyhedsbrev, hjemmeside — findes der forslag, som I tilpasser jeres egen virksomhed. Så starter I ikke fra et tomt ark.
Leverandører, der behandler oplysninger for jer, registreres som databehandlere og knyttes til de behandlinger, de indgår i. Databehandleraftalen gemmes ved leverandøren, og programmet viser, hvor en aftale mangler.
Dokumentation er ikke noget, man gør én gang. Årshjulet samler de kontroller, der bør gøres løbende: gennemgang af fortegnelsen, adgangsrettigheder, sletning efter frister, tilsyn med databehandlere og opfølgning på medarbejdernes kendskab til reglerne.
Når en kontrol nærmer sig, får den ansvarlige en påmindelse. Når den er gjort, gemmes den med dato, ansvarlig og eventuelle bemærkninger. Spørger Datatilsynet eller en kunde, kan I vise, at kontrollerne faktisk er gennemført.
Sker der et sikkerhedsbrud, registreres det med hvad der skete, hvilke oplysninger det berørte, og hvad I gjorde. Programmet viser fristen for anmeldelse til Datatilsynet, så den ikke overses. Anmodninger fra registrerede om indsigt eller sletning logges på samme måde, med frist.
Hele dokumentationen kan trækkes ud som PDF — til ledelsen, til en revisor eller til en kunde, der beder om at se jeres GDPR-arbejde i forbindelse med en aftale.
Flere personer i virksomheden kan arbejde i programmet, hver med de opgaver, de er ansvarlige for, og alle ændringer gemmes med dato og navn. Tidligere versioner af fortegnelsen bevares, så det altid kan ses, hvordan den så ud på en bestemt dato.
Det tager en eftermiddag at komme i gang: virksomhedens oplysninger, de vigtigste behandlinger og jeres leverandører. Programmet kører i browseren uden installation.
Programmet er lavet til danske virksomheder, der selv vil holde GDPR-dokumentationen ved lige. Det er under forberedelse: først undersøger vi, om virksomheder har brug for det. Det er ikke juridisk rådgivning; ansvaret for overholdelse af reglerne ligger hos virksomheden.
En oversigt over virksomhedens behandlinger af personoplysninger: formål, kategorier, modtagere, slettefrister og sikkerhed.
Nej, den føres internt og fremvises, hvis Datatilsynet beder om den.
De løbende kontroller med påmindelser, så I kan dokumentere, at de er gjort.
Nej. Programmet hjælper med dokumentationen; ansvaret ligger hos virksomheden.
Ikke endnu. Programmet er under forberedelse, og vi undersøger, om virksomheder har brug for det.